SharePoint là gì? Tại sao nên sử dụng SharePoint trong doanh nghiệp?

SharePoint là gì?

Microsoft SharePoint là nền tảng giúp cho doanh nghiệp có thể cộng tác làm việc trên nền tảng web. Được Microsoft cho ra đời lần đầu vào năm 2001 với mục đích chủ yếu là để lưu trữ và quản lý mọi tài liệu của doanh nghiệp, nhưng SharePoint ngày càng được phát triển để sử dụng một cách linh hoạt trong việc giao tiếp và nâng cao hiệu quả cộng tác (collaboration).

Sử dụng SharePoint, người dùng có thể tạo các trang web nội bộ, hoạt động giống như bất kỳ một trang web nào khác, dành cho đội nhóm hoặc quy mô toàn công ty với tính bảo mật cực kỳ cao. Dựa vào các trang web này, các thành viên trong tổ chức có thể truy cập, chia sẻ và chỉnh sửa các tài liệu một cách dễ dàng.

Các sản phẩm của SharePoint

SharePoint có 4 phiên bản sản phẩm phổ biến, cụ thể như sau:

SharePoint trong Microsoft 365

Đây là phiên bản online của Microsoft SharePoint hoạt động dựa trên nền tảng đám mây (cloud-based). Phiên bản này là một thành phần được cung cấp sẵn trong gói Microsoft 365 hoặc cũng có thể đăng ký độc lập SharePoint Online. SharePoint Online mang lại tính linh hoạt khi không phải cố định một chỗ như SharePoint Server có thể dễ dàng truy cập ở mọi nơi. Nhân viên có thể dễ dàng tạo các site để chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu, thông tin cho đối tác, khách hàng. Phiên bản này phù hợp với doanh nghiệp ở mọi quy mô vì chi phí rẻ và dễ dàng triển khai, tiếp cận và sử dụng.

SharePoint Server

SharePoint Server là phiên bản có thể tận dụng các chức năng mới và tốt nhất của SharePoint. Đây là phiên bản chuyên dụng dành cho các tổ chức muốn phát triển, tùy biến các chức năng riêng biệt. Các doanh nghiệp có thể triển khai SharePoint Server tại chỗ hoặc bằng cách đăng ký gói Office 365 Enterprise. Ứng dụng này cung cấp các tính năng bổ sung như trang site, phần web, thư viện, phần biên soạn hiện đại, đặc biệt là SharePoint Server có tích hợp với bộ công cụ của Power Platform như Power Apps, Power BI, Power Automate,… để triển khai các hệ thống Kinh doanh thông minh (Business Intelligence) cho toàn doanh nghiệp.

SharePoint Designer

SharePoint Designer là chương trình miễn phí được phát hành vào năm 2013 để xây dựng các giải pháp hỗ trợ dòng công việc cho người dùng một cách hiệu quả. Cùng với đó, phiên bản này còn được sử dụng để chỉnh sửa các loại nội dung ngoài, các giải pháp dữ liệu bên ngoài dựa trên Business Connectivity Services hay còn gọi là Business Data Catalog, tính năng giúp người dùng có thể đọc và ghi dữ liệu từ hệ thống bên ngoài doanh nghiệp.

OneDrive đồng hộ hóa

OneDrive for Business là công cụ rất phổ biến giúp người dùng có thể đồng bộ dữ liệu được lưu trữ trên đám mây, máy tính của bạn hay 1 site nhóm giúp người dùng có thể linh hoạt sử dụng giữa trực tuyến và ngoại tuyến cực kỳ tiện lợi. Ngoài ra, ứng dụng này còn cung cấp một khoản dung lượng lớn để người dùng lưu trữ và sử dụng dữ liệu mà không tốn bộ nhớ của máy tính. Thông qua OneDrive, việc chia sẻ các tài liệu cho đồng nghiệp, đối tác và khách hàng còn được thực hiện một cách dễ dàng.

Lợi ích của SharePoint với các nhóm người dùng

Khi làm việc với SharePoint, có ba nhóm người dùng chính bao gồm: SharePoint Developer, SharePoint Consultant, SharePoint Administrator, End-user. Cụ thể về từng nhóm và lợi ích của SharePoint đối với từng nhóm này như sau:

SharePoint Developer

SharePoint Developer là các nhà phát triển SharePoint, có vai trò chính tương tự như một lập trình viên là xây dựng và phát triển các thành phần, ứng dụng dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp. Đối với nhóm này, SharePoint cũng cấp sẵn nền tảng và các tính năng, tiện ích giúp cho việc tùy biến của các lập trình viên dễ dàng và tốn ít thời gian hoàn thành hơn. Nếu so với tự phát triển từ đầu, phát triển trên nền tảng SharePoint sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hơn.

SharePoint Consultant

Nhóm các chuyên gia tư vấn SharePoint – SharePoint Consultant đóng vai trò là cầu nối giữa những người chuyên môn về kỹ thuật như là SharePoint Developer với khách hàng của một dự án SharePoint. Từ đó, giúp cho việc truyền đạt nhu cầu sử dụng mang tính kinh doanh (business) đến với các lập trình viên mang tính kỹ thuật (technical) được chính xác và hiệu quả và tránh sự hiểu nhầm dẫn đến sự thất bại của dự án. Đối với nhóm này, SharePoint đem lại sự đơn giản, dễ hiểu về mặt kỹ thuật cho nhà tư vấn và giao diện thân thiện, trực quan cho khách hàng.

SharePoint Administrator

SharePoint Administrator – quản trị viên SharePoint có vai trò chính là người quản trị, duy trì hoạt động của nền tảng này hàng ngày. Nhóm này chịu trách nhiệm bảo mật và thiết lập các quyền cho phép người dùng truy cập các dữ liệu và tài nguyên cụ thể dựa trên tính chất, phạm vi công việc của họ. Ngoài ra, một nhiệm vụ quan trọng khác của SharePoint Administrator là phát hiện các lỗi ứng dụng trong quá trình sử dụng để thông báo cho các nhà phát triển bảo trì nhằm tránh các thiệt hại có thể xảy ra. Lợi ích của SharePoint đối với các quản trị viên là có một giao diện trực quan, dễ dàng nắm bắt và sử dụng, từ đó, công việc được đơn giản hóa.

End-user

Nhóm các người dùng cuối – End-user là những người sử dụng sau cùng của SharePoint. Những người này chỉ sử dụng SharePoint ở tầng giao diện mà không liên quan gì về mặt kỹ thuật, nghĩa là họ thừa hưởng các tính năng và chức năng mà các nhà phát triển và tư vấn đã xây dựng, sử dụng vào các mục đích lưu trữ, quản lý và chia sẻ các tài liệu nội bộ hoặc với các khách hàng, đối tác. Đối với các End-users, giao diện thân thiện, các chức năng đơn giản và dễ dàng sử dụng là lợi ích lớn nhất mà SharePoint mang lại. Những người dùng không cần phải có một sự hiểu biết nhất định về mặt kỹ thuật mà chỉ cần sử dụng SharePoint như các ứng dụng hay nền tảng web khác.

Tại sao nên sử dụng SharePoint trong doanh nghiệp?

Cộng tác hiệu quả

Như đã nói ở trên, ứng dụng chính của SharePoint là giúp quản lý tập trung các tài nguyên của công ty giúp các nhân viên dễ dàng truy cập, sử dụng và cộng tác với nhau, dựa vào đó, các luồng công việc được diễn ra một cách mượt mà.

Cổng thông tin nội bộ của doanh nghiệp

SharePoint được sử dụng như một trang web nội bộ, có thể cập nhật các thông báo, tình hình hoạt động, các chính sách, mẫu tài liệu đang lưu hành trong doanh nghiệp. Thay vì phải gửi mail hàng loạt cho mọi người, SharePoint như là một công cụ hiệu quả trong việc truyền tải thông tin quan trọng tới mọi người.

Tính bảo mật cao

Sở hữu các tính năng bảo mật của công ty công nghệ hàng đầu thế giới là Microsoft, SharePoint có khả năng quản lý các phân quyền truy cập, người dùng chỉ có thể truy cập vào các tài liệu khi đã được cấp quyền dù là người dùng nội bộ hay người dùng từ bên ngoài hệ thống.

Phối hợp các nghiệp vụ hiệu quả

Với việc là một thành phần trong bộ công cụ Microsoft 365 và còn có thể tích hợp với nhiều công cụ phổ biến khác của Microsoft, SharePoint mang lại trải nghiệm cộng tác rất tuyệt vời. Đóng vai trò là một nền tảng không gian làm việc chung ảo (co-working space), SharePoint giúp các luồng công việc được trôi chảy, mượt mà. Ngoài ra, các ứng dụng khác trong hệ sinh thái của Microsoft có thể nhúng vào nhau, tạo thêm sự tiện lợi và hiệu quả.

Giải pháp linh hoạt cho các nhóm người dùng

Như các lợi ích đã đề cập ở trên, SharePoint giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tài nguyên cho các nhóm người dùng khác nhau. Microsoft SharePoint tự động hóa một số các tác vụ thủ công đơn giản phải lặp đi lặp lại, tránh lãng phí thời gian cho người dùng mà chỉ cần tập trung vào các công việc có mức độ quan trọng hơn, từ đó đem đến năng suất lao động cao cho nhân viên.

Tối ưu hóa về chi phí

SharePoint tích hợp các giải pháp của doanh nghiệp vào một hệ thống tập trung duy nhất, giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý và phát triển thêm các chức năng cần thiết. SharePoint giúp giảm các chi phí phát triển, cơ sở hạ tầng và quản lý, từ đó, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa về chi phí.

Khả năng phát triển vô tận

Với cơ sở nền tảng vững chắc, SharePoint cho phép các doanh nghiệp phát triển các chức năng tùy biến gần như vô tận tùy theo năng lực công nghệ mà đội ngũ phát triển có thể đáp ứng.

Bài viết đã chia sẻ cho các bạn thông tin về SharePoint, những lợi ích và lý do tại sao nên sử dụng SharePoint trong doanh nghiệp. Nếu có thêm thông tin gì SharePoint, đừng ngần ngại chia sẻ ở dưới phần bình luận nhé. Hy vọng bài viết giúp ích được cho bạn.